Le CHU de Poitiers a été le premier établissement en France à déployer la gestion centralisée des lits en adoptant le système anglo-saxon du "bed management". Près de 10 ans après sa création, la cellule de gestion des lits renforce son activité.
Gestion centralisée des lits
La gestion des lits d’hospitalisation constitue un enjeu majeur pour les établissements de santé. C’est pour cette raison que le CHU de Poitiers a décidé, dès 2013, d’adopter et d’adapter le système de gestionnaires des lits, le bed management. Il s’agit d’une gestion centralisée et prévisionnelle pour optimiser la disponibilité des lits, aussi bien pour une partie des activités programmées comme non programmées. Cette organisation permet de fluidifier le parcours du patient, de maitriser les durées de séjour et d’avoir un juste équilibre entre les prises en charge et les capacités d’hospitalisation. Une cellule de gestion de lits a donc été créée. Elle est aujourd’hui rattachée à la direction des opérations dirigée Nadine Blugeon et sous la responsabilité de Valérie Neveu, cadre supérieure de santé. La cellule compte cinq gestionnaires de lits et fonctionne sept jours sur sept depuis septembre 2024. Elle prend en charge les besoins des sites de la Milétrie et de Montmorillon. Le site de Châtellerault dispose de sa propre cellule depuis juin 2022. Cette première cellule de gestion a souvent été montrée en exemple et a reçu de nombreuses visites d’établissements français et étrangers.
Les missions des gestionnaires
La mission principale des gestionnaires de lits, souvent appelés bed manager, est de rechercher la meilleure solution d’hospitalisation pour les patients. Concernant les patients des urgences, les gestionnaires de lits recherchent un lit dans le service en adéquation avec le motif de l’hospitalisation. Chaque service doit mettre à disposition, un nombre défini de lits dédiés aux hospitalisations pour les patients arrivés aux urgences. Les responsables des services doivent tenir compte de ce quota de lits dédiés pour les urgences pour programmer les patients en entrées directes. Si le service est à pleine capacité, il faut chercher un autre service d’accueil : soit dans le pôle, soit dans l’unité d’hospitalisation d’aval de 22 lits. Le travail des gestionnaires de lits est complexe. Pour les aider, de grands écrans, un par service, affichent en temps réel, le taux d’occupation des lits. Les professionnels connaissent ainsi les entrées et les sorties programmées et répartissent les patients en tenant compte des demandes et des contraintes. Ils adressent deux fois par jour à la direction générale, à la direction des opérations et au directeur de garde, un état des lits en temps réel. Par ailleurs, ils doivent également tenir à jours des statistiques : le nombre journalier de patients passés aux urgences, le taux d’hospitalisation, la répartition dans chaque unité de soins, le nombre de lits dédiés offerts, etc. En cas de tension et d’afflux important de patients aux urgences, la direction décide la tenue de cellules de crise dès lors qu’un minimum de dix patients est en attente de lits afin de trouver collégialement des solutions.
Parmi leurs autres missions, les gestionnaires de lits sont en charge de la programmation de certaines interventions comme celles de l’unité de chirurgie de courte durée, de la chirurgie ambulatoire et du centre d’explorations et thérapeutiques interventionnelles. Ils envoient les mails contenant des informations pratiques aux patients 48 heures avant leur entrée.
Une équipe au cœur du système
L’arrivée d’un cinquième gestionnaire de lits a permis de renforcer l’activité de la cellule de gestion des lits qui fonctionne depuis peu 7j/7, de 8h à 22h. Ils ont une formation initiale de logisticien, d’infirmière. « Le bed management permet une gestion plus efficiente des lits. Les gestionnaires de lits font preuve d’agilité pour organiser les flux des entrées et celui des sorties. Cela nécessite beaucoup d’échanges directs avec les services. Les gestionnaires qui ne sont pas tous issus du milieu des soins, se forment aux termes médicaux pour bien comprendre les besoins. Ils sont réactifs, à l’écoute et bienveillants. Ils forment une équipe singulière, au cœur même du système hospitalier », souligne Valérie Neveu. Sonia Ferret est gestionnaire de lits depuis 2014. Elle a vécu la création de la cellule et son évolution au cours des années pour s’adapter au fonctionnement du CHU.« Au moment de sa création, le service a reçu un soutien important de la direction générale qui a sans aucun doute favorisé notre acceptation par les services de soins. C’était un service novateur et quelque chose d’inconnu pour moi qui arrivait d’une entreprise privée. Je ne connaissais pas du tout le fonctionnement hospitalier. J’ai tout appris en arrivant sur ce poste. J’ai une formation de logisticienne. Ce qui me plait dans mon poste, c’est le fait d’avoir une position transversale, d’avoir une mission institutionnelle, de faire l’intermédiaire entre la direction, les besoins des urgences et les services de soins. Nous essayons de faire au mieux notre travail pour une prise en charge optimale des patients. Il faut savoir de temps en temps tempérer et négocier ». Eloignée du domaine médical, Sonia Ferret a acquis une vraie maîtrise du langage médical qui facilite les échanges avec les services. Cécile Coutin qui était responsable de la plateforme logistique de la pharmacie, est la dernière recrue de la cellule. « J’ai souhaité devenir gestionnaire de lit pour continuer à travailler dans le domaine de la logistique que je maitrise et également pour l’aspect transversal des missions parce que nous sommes en lien avec tous les services du CHU de Poitiers ». Après s’être formée aux côtés du reste de l’équipe pendant quatre mois, elle est aujourd’hui opérationnelle.
