Des centaines de lettres, de colis et de documents transitent chaque jour au sein du CHU de Poitiers. Derrière ce ballet incessant, se cachent des hommes et des femmes, les vaguemestres, qui assurent la circulation de l'information et des objets. Nous avons rencontré Jacky Mitault, le responsable du service courrier, ainsi que son équipe, dynamique et soudée. Ensemble, ils nous ont ouvert les portes de leur univers, dévoilant les coulisses d'un service souvent méconnu.
Vous faites partie du service du courrier, mais on vous appelle plus communément les vaguemestres, d’où vient ce terme ?
Le terme vaguemestre vient de la notion de messager et plus particulièrement de l’armée, où il désignait le militaire chargé du service postal sur le front. Nous sommes les veilleurs du courrier. Notre mission est de réceptionner, trier et distribuer l’ensemble du courrier et les colis (uniquement Chronopost et Colissimo) au sein de l’établissement. Nous sommes également chargés de la gestion de la régie, c’est-à-dire de la prise en charge des objets de valeur des patients.
Comment est organisé le service du courrier au sein des différents sites du CHU ?
Le service du courrier dépend, depuis mai 2024, de la direction du site, sous l’autorité de Christophe Baltus, son directeur. Notre équipe est composée d’un responsable, Jacky Mitault, de quatre vaguemestres sur le site de Poitiers, Nicolas Meunier, Sarah Petit, Sylvie Fayoux et Chrystelle Aubineau, ainsi que d’une vaguemestre sur le site de Châtellerault, Nathalie Vicente. Sur les sites de Lusignan, Loudun et Montmorillon, il n’y a pas de service courrier. Ce sont les personnes en charge du bureau des entrées qui réceptionnent le courrier transmis par le service des transports et qui se chargent de le dispatcher aux différents destinataires.
Pouvez-vous nous décrire une journée type ?
Chaque journée est différente, mais elle suit un rythme bien établi. Nous commençons par trier le courrier reçu par La Poste à 8h, puis nous préparons nos tournées pour la livraison à partir de 10h. Sur le site de Poitiers, il existe trois tournées, celle qui couvre l’ensemble des services du bâtiment Jean-Bernard, celle qui couvre le pôle régional de cancérologie, le centre cardio-vasculaire et les urgences, et enfin, celle qui couvre l’ensemble des bâtiments extérieurs. Nous sillonnons donc l’hôpital pour distribuer le courrier et récupérer celui qui doit être envoyé. Chaque après-midi, nous refaisons une collecte dans les services pour ainsi affranchir tous les courriers au plus tôt. Tous les jours, nous traitons 3 600 plis, dont 2 850 en courrier industriel. Depuis 2018, nous avons en effet fait le choix de passer sur une formule d’affranchissement de courrier industriel, qui revient à 62 centimes le pli contre 1,05 en tarif normal. Dans notre service, nous sommes très soucieux de l’économie. Ce changement a été un grand bouleversement pour l’ensemble des équipes, notamment au niveau des secrétariats, car cela nécessite des adresses normalisées et donc de respecter des normes strictes de mise en page sur les enveloppes. Nous tenons ici à féliciter tous les secrétariats, car nous n’avons presque plus de courriers non éligibles au tarif industriel.
Quelles sont les particularités de votre service ?
Être vaguemestre n’est pas seulement être le facteur de l’hôpital ! Il faut savoir que nous gérons également une partie régie. Chaque semaine, une personne de notre équipe est responsable de la régie patient. C’est d’ailleurs le seul poste qui ne change pas dans la semaine, car il vaut mieux avoir une continuité. Cette mission consiste à récupérer les dépôts des biens de valeurs des patients mis dans les coffres-forts par les soignants. Ces dépôts ne doivent contenir que les objets de valeurs acceptés par la Trésorerie, à savoir, les bijoux, le numéraire, les cartes bancaires et les chéquiers. D’autres affaires comme des clés ou des téléphones portables par exemple ne sont pas acceptés et devront être directement retournés dans le service dépositaire. Les dépôts sont ensuite notifiés dans un registre et emmenés à la Trésorerie pour y être stockés jusqu’au moment de la restitution aux patients. C’est une mission qui demande beaucoup de rigueur, mais elle est également très intéressante, car c’est le seul moment où nous avons un contact avec le patient.
Quelles sont les qualités requises pour être un bon vaguemestre ?
Pour être vaguemestre, il n’y a pas de formation spécifique, mais plusieurs points sont essentiels : avoir le permis, un bon sens de l’orientation et surtout une bonne mémoire ! Il faut également être organisé et méthodique. Le relationnel est aussi très important. Nous sommes amenés à rencontrer de nombreux professionnels de santé. Il faut donc savoir s’adapter, être à l’écoute et faire preuve de discrétion.
Quel est l’aspect le plus intéressant de votre métier ?
Ce que nous apprécions particulièrement, c’est la diversité des tâches et le contact avec les différents services. Une journée ne ressemble jamais à la précédente. D’autant que nous travaillons en rotation quotidienne sur les trois tournées différentes. Ce qui nous permet à la fois de pouvoir tous nous remplacer en cas de besoins, mais également de découvrir de nouveaux aspects de l’hôpital. Nous avons la satisfaction de contribuer au bon fonctionnement de l’établissement.
Rencontrez-vous des difficultés, dans l’exercice de votre métier ?
La dématérialisation est un aspect que nous pensions être une difficulté pour nous. Mais finalement, elle a eu peu d’impact sur notre travail. Même si nous traitons moins de courrier qu’avant, nous effectuons toujours les mêmes tournées et les exigences en matière de traitement au jour le jour restent les mêmes. En revanche, les mauvais adressages tout comme le non-respect de la normalisation des adresses sont une source de frustration, car les courriers sont affranchis, donc payés, et reviennent au CHU. Il est aussi important de respecter le format des courriers pour l’étranger. Il arrive souvent que les courriers ne soient pas suffisamment précis, ce qui nous oblige à mener des recherches supplémentaires.
Avez-vous une anecdote à nous raconter ?
Une anecdote… C’est difficile, on voit passer tellement de chose ici, et nous devons respecter la confidentialité ! Peut-être la fois où nous avons réceptionné une planche de surf ! Nous avons demandé au professionnel concerné de venir la récupérer directement dans notre service et lui avons gentiment rappelé que notre service était un service professionnel et non une conciergerie. Au moment de Noël, nous traitons plus de colis qu’à l’habitude.