{"id":42491053,"date":"2024-08-02T14:34:16","date_gmt":"2024-08-02T12:34:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.chu-poitiers.fr\/?p=42491053"},"modified":"2024-08-30T14:48:39","modified_gmt":"2024-08-30T12:48:39","slug":"coordinatrice-des-secretariats-medicaux-au-coeur-de-lamelioration-du-parcours-patient","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.chu-poitiers.fr\/en\/coordinatrice-des-secretariats-medicaux-au-coeur-de-lamelioration-du-parcours-patient\/","title":{"rendered":"Coordinatrice des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux : au c\u0153ur de l\u2019am\u00e9lioration du parcours patient."},"content":{"rendered":"\n

Quel est votre m\u00e9tier ?<\/strong><\/h3>\n

Nous sommes coordinatrices des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux, c\u2019est-\u00e0-dire que nous encadrons d\u2019une part les assistantes m\u00e9dico-administratives qui exercent dans les secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux et, d\u2019autre part, les r\u00e9f\u00e9rentes m\u00e9dico-administratives qui assurent la gestion administrative des patients lors de leur entr\u00e9e et de leur sortie dans l\u2019\u00e9tablissement et se chargent de la facturation des s\u00e9jours, des actes et des prestations. Notre r\u00f4le est de manager une \u00e9quipe d\u2019assistantes m\u00e9dico-administratives et de r\u00e9f\u00e9rentes m\u00e9dico-administratives, en veillant au bon fonctionnement des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux. A cette fin, nous faisons le lien entre les secr\u00e9taires et les diff\u00e9rents acteurs du CHU\u00a0: corps m\u00e9dical et param\u00e9dical, bureau de p\u00f4le (directeur de p\u00f4le, chef de p\u00f4le et cadre sup\u00e9rieur de sant\u00e9) et diff\u00e9rentes directions de l\u2019\u00e9tablissement. Au CHU de Poitiers, ce m\u00e9tier existe depuis 2005. La structuration de l\u2019\u00e9tablissement en p\u00f4les et la mise en place de bureaux des entr\u00e9es d\u00e9centralis\u00e9s au sein des services ont conduit \u00e0 fluidifier les parcours des patients\u00a0; cette modification organisationnelle s\u2019est accompagn\u00e9e de la mise en place des coordinatrices des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux pour assurer l\u2019encadrement des secr\u00e9taires m\u00e9dicales et des r\u00e9f\u00e9rentes m\u00e9dico-administratives des p\u00f4les. Du fait de l\u2019augmentation de l\u2019activit\u00e9 et de la fusion avec les diff\u00e9rents sites g\u00e9ographiques, le nombre de coordinatrices a augment\u00e9 au fil du temps. Cependant, nous ne sommes pas toutes \u00e0 temps plein sur notre activit\u00e9 de coordinatrice. Notre temps de travail et nos missions varient en fonction des p\u00f4les et, pour celles qui ne sont pas \u00e0 temps complet, nous pouvons effectuer des missions de secr\u00e9tariat.<\/p>\n

Pouvez-vous nous exposer la journ\u00e9e type d\u2019une coordinatrice\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

C\u2019est impossible\u00a0! En tant que coordinatrices nous g\u00e9rons l\u2019imm\u00e9diatet\u00e9, Nous ne savons jamais ce qui nous attend dans la journ\u00e9e. Notre r\u00f4le consiste \u00e0 nous assurer de la bonne prise en charge du patient. En effet, la secr\u00e9taire est la porte d\u2019entr\u00e9e et la porte de sortie du patient \u00e0 l\u2019h\u00f4pital. Elle a un r\u00f4le cl\u00e9 dans le parcours du patient. Nous faisons notre possible pour contribuer \u00e0 l\u2019am\u00e9lioration de ce parcours. Nos missions sont tr\u00e8s vari\u00e9es. Elles vont de la gestion des effectifs, \u00e0 l\u2019accompagnement quotidien des \u00e9quipes, en passant par la r\u00e9alisation des plannings, la gestion de conflits, la d\u00e9marche qualit\u00e9, jusqu\u2019\u00e0 l\u2019accompagnement de projets au sein de notre p\u00f4le ou de l\u2019\u00e9tablissement, comme la mise en place des prises de rendez-vous en ligne. Nous avons \u00e9galement un lien tr\u00e8s \u00e9troit avec la direction des finances. Nous devons suivre r\u00e9guli\u00e8rement l\u2019\u00e9volution des r\u00e8gles de facturation, notamment pour accompagner les r\u00e9f\u00e9rentes m\u00e9dico-administratives dans leurs mises en \u0153uvre. Et bien s\u00fbr, nous assurons le r\u00f4le d\u2019encadrement de proximit\u00e9, parfois sur plusieurs sites g\u00e9ographiques. Nous sommes pr\u00e9sentes aupr\u00e8s de nos \u00e9quipes au quotidien, pour les accompagner dans leurs probl\u00e9matiques comme dans leurs projets.<\/p>\n

Quelle formation faut-il suivre pour exercer ce m\u00e9tier\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

A ce jour, il n\u2019existe pas de formation sp\u00e9cifique pour devenir coordinatrice des secr\u00e9tariats. Le concours qui avait \u00e9t\u00e9 initi\u00e9 en 2014 par la direction n\u2019existe plus. Devenir coordinatrice, c\u2019est un aboutissement, une \u00e9volution de notre carri\u00e8re de secr\u00e9taire. Pour postuler, lorsqu\u2019un poste se pr\u00e9sente, il est n\u00e9cessaire d\u2019avoir une exp\u00e9rience en tant que secr\u00e9taire m\u00e9dicale ou assistante de direction au sein du CHU de Poitiers. Ce m\u00e9tier de coordinatrice permet \u00e0 des secr\u00e9taires de s\u2019investir davantage en obtenant des responsabilit\u00e9s dans le domaine du management. Avoir \u00e9t\u00e9 secr\u00e9taire nous offre une l\u00e9gitimit\u00e9 aupr\u00e8s des \u00e9quipes. Les secr\u00e9taires savent que nous connaissons leurs difficult\u00e9s et le m\u00e9tier qu\u2019elles exercent. C\u2019est tr\u00e8s important pour garder un lien de confiance et pour collaborer avec les \u00e9quipes. R\u00e9guli\u00e8rement, nous participons \u00e0 des formations relatives \u00e0 la facturation afin de maintenir cette technicit\u00e9 qui nous est propre et d\u2019assurer le meilleur accompagnement aupr\u00e8s de nos \u00e9quipes. Notre souhait serait qu\u2019une formation certifiante de coordinatrice voit le jour. Cela permettrait de contribuer \u00e0 une plus forte l\u00e9gitimit\u00e9 encore de notre travail et de notre position aupr\u00e8s de l\u2019ensemble des acteurs de l\u2019h\u00f4pital, et que chacune d\u2019entre nous ait le m\u00eame statut. Il n\u2019existe pas de corps de responsable des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux au niveau national.<\/p>\n

Quelles sont les particularit\u00e9s de votre service\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

Nous exer\u00e7ons toutes dans des p\u00f4les et donc dans des services diff\u00e9rents, c\u2019est d\u00e9j\u00e0 une particularit\u00e9 ! \u00a0Bien que nous ayons le m\u00eame m\u00e9tier, nos sp\u00e9cificit\u00e9s sont li\u00e9es \u00e0 celles des services au sein desquels nous sommes affect\u00e9es, notamment en ce qui concerne les sp\u00e9cialit\u00e9s m\u00e9dicales et les logiciels utilis\u00e9s. Comme \u00e9voqu\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment, une des particularit\u00e9s de notre m\u00e9tier correspond \u00e9galement au lien tr\u00e8s \u00e9troit que nous entretenons avec la direction des finances concernant les bureaux des admissions. C\u2019est un lien que les cadres de sant\u00e9 n\u2019ont pas.<\/p>\n

Qu\u2019est-ce qui vous plait dans votre m\u00e9tier\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

Nous pourrions donner autant de r\u00e9ponses que de coordinatrices\u00a0! Nous sommes toutes d\u2019accord sur les \u00e9l\u00e9ments suivants\u00a0: la polyvalence, l\u2019autonomie ainsi que la diversit\u00e9 de missions et des interlocuteurs avec qui nous travaillons au quotidien. \u00catre coordinatrice, c\u2019est ne jamais savoir ce qui nous attend lorsqu\u2019on entame une journ\u00e9e. Nous devons faire preuve d\u2019une grande adaptabilit\u00e9. \u00catre coordinatrice permet de connaitre l\u2019institution dans sa globalit\u00e9 et \u00e9changer avec des interlocuteurs tr\u00e8s diff\u00e9rents, ce qui est extr\u00eamement enrichissant. Nous appr\u00e9cions \u00e9galement la proximit\u00e9 avec nos \u00e9quipes et l\u2019accompagnement des professionnels dans les projets. Nous accompagnons l\u2019\u00e9volution du m\u00e9tier de secr\u00e9taire m\u00e9dicale, dans un contexte d\u2019essor des nouvelles technologies, tout en ayant \u00e0 c\u0153ur de pr\u00e9server le lien humain avec les patients.<\/p>\n

Quelles sont les perspectives d\u2019\u00e9volution\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

Le m\u00e9tier de coordinatrice est d\u00e9j\u00e0 une \u00e9volution du m\u00e9tier de secr\u00e9taire vers un poste de management. Parmi les \u00e9volutions possibles, nous pouvons devenir coordinatrice des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux d\u2019un autre p\u00f4le lorsqu\u2019un poste se lib\u00e8re. Nous pouvons \u00e9galement postuler sur des postes de gestion de projets au sein de la direction ou encore nous orienter vers le domaine de la formation.<\/p>\n

Pour finir, avez-vous une anecdote\u00a0?<\/strong><\/h3>\n

Difficile d\u2019avoir une anecdote commune \u00e0 nous toutes. Nous avons davantage envie de mettre en avant celles sans qui nous ne serions rien\u00a0: les secr\u00e9taires ! Ce qui est le plus important pour nous, c\u2019est la relation de confiance que nous pouvons tisser avec elles et le soutien que nous pouvons nous apporter mutuellement au sein de notre \u00e9quipe.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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